Журнал приема запросов и выдачи медицинских документов (их копий) и выписок из них

Определение

Настоящий журнал предназначен для учета запросов и выдачи медицинских документов, их копий и выписок в медицинских организациях. Он обеспечивает контроль за движением медицинской документации и соответствует требованиям законодательства Российской Федерации.

Назначение и область применения

Журнал используется в медицинских учреждениях для:

• учета запросов пациентов или их законных представителей на получение медицинских документов;
• фиксации выдачи оригиналов, копий и выписок из медицинских документов;
• контроля сроков возврата оригиналов документов;
• обеспечения прозрачности и порядка в работе с медицинской документацией.

  Как заполнять журнал, примеры

  Журнал содержит несколько граф, которые необходимо заполнять в соответствии с требованиями:

  1. № п/п — порядковый номер записи.
  2. Дата — дата подачи запроса.
  3. ФИО кто запрашивает документы — ФИО пациента или его законного представителя.
  4. № контактного телефона — контактный телефон для связи.
  5. Адрес места жительства (места пребывания) — адрес пациента или его представителя.
  6. Реквизиты документа, удостоверяющего личность — паспортные данные или иные документы.
  7. Дата подачи запроса — дата, когда был подан запрос.
  8. Дата выдачи документов — дата, когда документы были выданы или отправлены в электронной форме.

  Пример заполнения:

  • № п/п: 1
  • Дата: 15.10.2023
  • ФИО: Иванов Иван Иванович
  • № контактного телефона: +7 (999) 123-45-67
  • Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
  • Реквизиты документа: паспорт серия 1234 № 567890
  • Дата подачи запроса: 15.10.2023
  • Дата выдачи документов: 16.10.2023

  Частые ошибки

  • неполное заполнение граф журнала;
  • отсутствие подписей ответственных лиц;
  • несвоевременное внесение данных о выдаче документов;
  • отсутствие отметок о возврате оригиналов документов.

  Сроки хранения

  Журнал должен храниться в медицинской организации не менее 5 лет с момента последней записи. Это требование установлено законодательством РФ для обеспечения контроля за движением медицинской документации.

  Кто несёт ответственность за ведение?

  Ответственность за ведение журнала несет назначенное ответственное лицо, обычно это старшая медицинская сестра или сотрудник отдела документации. Руководитель медицинской организации также отвечает за правильность ведения журнала.

  Как правильно подготовить журнал к инспекции (проверке)?

  • проверьте полноту заполнения всех граф;
  • убедитесь, что все записи соответствуют фактическим данным;
  • проверьте наличие подписей ответственных лиц;
  • убедитесь, что журнал прошнурован и пронумерован.

  Штрафы и последствия

  Нарушение правил ведения журнала может привести к административной ответственности и штрафам в соответствии с законодательством РФ. Размер штрафа может варьироваться от 10 000 до 50 000 рублей в зависимости от тяжести нарушения.

  Ответы на частые вопросы (FAQ)

  Какие документы учитываются в журнале?

  В журнале учитываются все медицинские документы, включая амбулаторные карты, рентгеновские снимки, выписки и их копии.

  Кто может запрашивать медицинские документы?

  Документы могут запрашивать пациенты или их законные представители при наличии удостоверяющих документов.

  Какой срок хранения журнала?

  Журнал должен храниться не менее 5 лет с момента последней записи.

  Что делать, если журнал заполнен не полностью?

  Необходимо внести недостающие данные и проверить правильность заполнения всех граф.